X2 Manager to główna aplikacja pakietu X2 System do zarządzania lokalem gastronomicznym (a nawet kilkoma lokalami) przez managerów i właścicieli. Korzystać z niej można na miejscu w lokalu lub poza nim.

Aplikacja umożliwia:

• zarządzaniem magazynami,
• wgląd w obroty finansowe,
• generowanie raportów oraz zestawień,
• tworzenie bazy danych klientów,
• kontrolowanie oraz rozliczanie na bieżąco pracowników,
• kontrolowanie czasu pracy pracowników,
• korzystanie z dziennika spraw bieżących.

 

Jest to centrum zarządzania całym naszym biznesem gastronomicznym. Ułatwia pracę osobom zarządzającym lokalem, co wpływa pozytywnie na cały wizerunek firmy.

Najważniejsze cechy programu X2Manager

• pozwala na wprowadzanie dokumentów:

PZ-faktury zakupowe potrzebne przy rozliczaniu magazynu

KP – kasa przyjmie,
KW – kasa wyda,
PR – protokoły różnic,
ZWR – dokumenty zwrotów towarowych,

• zawiera słowniki: typów płatności, magazynów, operatorów, lokalizacji, stawek VAT, jednostek miar, towarów, kategorii towarów, promocji, kontrahentów, cenników indywidualnych kontrahentów, słownik rejonów,
• pozwala na centralne zarządzanie słownikami dla wielu lokalizacji,
• prezentuje raporty historii towarów,
• prowadzi dziennik spraw bieżących,
• pozwala na pracę w trybie zmianowym lub w trybie dziennym,
• posiada moduł rezerwacji stolików,
• pozwala definiować kurs euro,
• pozwala na wysyłanie informacji tekstowych do innych operatorów,
• pozwala na zarządzanie „z domu” z wykorzystaniem sieci Internet,
• posiada moduł fakturujący i sprzedaży,
• kontroluje zapłaty i sprzedaż kredytową,
• kontroluje i prezentuje sprzedaż na karty rabatowe,
• posiada moduł obsługi kart abonamentowych (sprzedaż bezgotówkowa),
• pozwala na bieżącą kontrolę faktur, korekt, storn, rabatów,
• umożliwia podgląd na bieżące wartości sprzedaży,
• umożliwia bieżący podgląd na marże,
• przedstawia przejrzystą prezentację sprzedaży potraw, napojów, w poszczególnych punktach sprzedaży wg różnych kryteriów i przekrojów,
• prowadzi dziennik pracy każdego kelnera, jego obroty,
• kontroluje czas pracy kelnera,
• umożliwia ustalanie indywidualnych stawek za godzinę i za kilometr, dla poszczególnych operatorów,
• posiada bardzo rozbudowany moduł zestawień,

– zestawienia finansowe,
– zestawienia analityczne i syntetyczne sprzedaży,
– zestaw ponad 200 uprawnień, modyfikowalnych dla poszczególnych operatorów,

• posiada moduł czytania raportów definiowanych przez użytkownika,
• umożliwia raportowanie za pomocą poczty e-mail.

Zaraz po zalogowaniu do programu pojawia się bardzo czytelna strona z zakładkami:

SŁOWNIKI, podziałem na grupy:

• towary
• kontrahenci
• lokalizacje
• operatorzy
• magazyny

SPRZEDAŻ, z podziałem na grupy:

• faktury
• zmiany
• zmiany operatorów
• zlecenia ze zmiany

DOKUMENTY, z podziałem na grupy:

• zakupowe
• kosztowe
• rozchodowe
• magazynowe
• inwentaryzacji
• kasowe
• zamówienia
• zwroty

ZESTAWIENIA, podziałem na grupy:

• sprzedaży
• wypracowanej marży
• statystyki
• stany magazynowe
• obroty kontrahentów
• obroty finansowe

NARZĘDZIA, z podziałem na grupy:

• program lojalnościowy
• karty abonamentowe
• karty rabatowe

ADMINISTRACJA, z podziałem na grupy:

• zerowanie obrotów,
• rok obrotowy
• zmiana sekwencji systemowych
• blokady rachunków
• typy płatności
• korekty sprzedaży
• jednostki miar

SŁOWNIKI

Użytkownik sam tworzy tę grupę. Począwszy od budowania baz kontrahentów,    z podziałem czy są naszymi dostawcami towarów czy klientami, poprzez decydowanie o rabatach dla nich (klientów) i rozliczanie (dostawcy). Sam też tworzy bazę towarową, która następnie będzie elementem receptur.

Lokalizacja to centrum dowodzenia całym sprzętem i konfiguracją sytemu. Znajdziemy tu miejsce do konfiguracji naszego oprogramowania, licencjonowania, uzupełnienia danych wykorzystywanych dla rachunków i faktur. Wszelkie informacje na temat naszej licencji oraz sprzętu. Konfigurowanie urządzeń, wydruków dla systemu.

W grupie Operatorzy znajdziemy wszelkie kwestie związane z uprawnieniami dla użytkowników naszego oprogramowania. Sami możemy decydować o uprawnieniach dla poszczególnych użytkowników (kelnerów, kierowników, szefów kuchni managera), co może robić a czego nie.

Magazyny pozwalają nam kontrolować nasze stany ilościowe i wartościowe. W każdej chwili możemy sprawdzić  np. ilość danego towaru i zamówić go w odpowiedniej ilości.

SPRZEDAŻ

W sprzedaży otrzymamy wszystkie niezbędne narzędzia, które umożliwią prowadzenie ewidencji rachunkowo-fiskalnej.

Faktury: Dzięki tej funkcji można wystawiać faktury do rachunków, paragonów,  a także faktury ręczne, zaliczkowe i proforma. W prosty sposób można faktury edytować i ewentualnie poprawiać. Podobnie jak dane kontrahentów.

Zmiany i Zmiany operatorów: Zmiana jest to wyznacznik czasu pracy dla gastronomii, nie musi on odpowiadać czasowi jednego dnia (24h). W rzeczywistości może być rozliczany w dowolnej ilości godzin (np. 6h, 8h,10h). Również sortowanie w programie jest w większości przypadków oparte na wyborze dat bądź zmian. Każde zalogowanie się do programu po zamknięciu zmiany będzie otwierało zmianę kolejną. Zalogowanie się pierwszego operatora (użytkownika) do programu otwiera zmianę główną, każde następne zmianę operatora. Mamy przez to podgląd do czasu pracy i utargu poszczególnych kelnerów, a także łączny czas pracy i utarg zmiany. W zleceniach zmiany możemy  podejrzeć każdy zamknięty rachunek, który budzi nasze wątpliwości.
Jest to centrum dokładnej informacji co tak naprawdę dzieje się z naszymi paragonami/rachunkami.

DOKUMENTY

Odpowiednie dokumenty pozwalają nam określić stany ilościowe i magazynowe, które są efektem naszej pracy. Warunkiem jest wprowadzenie poprawnie faktur czy innych dokumentów zakupowych.

 ZESTAWIENIA

W tym miejscu tworzone są zestawienia dotyczące sprzedaży, magazynów i finansów. Można sprawdzić jaki produkt sprzedaje się najlepiej bądź najgorzej. Można kontrolować operatorów i obserwować, którzy w jakim czasie przynoszą nam najlepszy zysk. Co opłaca nam się kupować, a co nie dzięki statystyką związanym z cenami zakupu i sprzedaży. Zestawienia godzinowe, dniowe, miesięczne, roczne dotyczące wypracowanej marży. Śledzenie największego ruchu w lokalu w podziale na poszczególne godziny. Kontrola obrotu magazynu w ciągu dnia. Kontrola sprzedaży przez operatorów programu, a także kontrola nadawanych rabatów, zwrotów                     i wszelkich ruchów magazynowych.

NARZĘDZIA

Program lojalnościowy polega na zbieraniu punktów za zakupiony towar. Przy zbieraniu punktów możemy korzystać z kart magnetycznych bądź zbliżeniowych. W dowolnym momencie można zadecydować jaki produkt bierze udział w programie a jaki nie.
Karty abonamentowe: cały system oparty jest na zakładaniu kart abonamentowych, które zasilamy kwotami, a na samym końcu w momencie rozliczania rachunku przesuwając kartą ściągane są środki z naszej karty. W każdym momencie możemy dokonywać doładowania, zmian, daty aktywności. Każdy klient w każdym momencie może być poinformowany o stanie karty, poszczególnych transakcjach                  i operacjach wykonywanych na karcie.

Karty rabatowe są podobne do abonamentowych, z tym że rabat jest ustalany na określony procent. Oczywiście dokonujemy również wyboru daty aktywności karty. Karta jest przeciągana przy rozliczaniu rachunku. Na poziomie tworzenia samego towaru decydujemy czy dany towar można rabatować, czy nie.
ADMINISTRACJA

W tym miejscu znajdują się funkcje administracyjne systemu, począwszy od zerowania obrotów czyli czyszczenia informacji na temat sprzedaży, jak również zmiany sekwencji systemowych, czyli ustawiania nowych numeracji faktur, bonów produkcyjnych jak również innych dokumentów. Eksport danych do innych programów. Korekta sprzedaży, czyli wycofywanie źle rozliczanych rachunków oraz ewentualne zwracanie ich z powrotem na magazyn. Ustawianie nowych typów płatności i jednostek miar umożliwia nam dostosowanie programu do naszych potrzeb