Książka kontroli przedsiębiorcy powinna być prowadzona w formie papierowej lub elektronicznej. W przypadku prowadzenia książki kontroli w formie elektronicznej, przedsiębiorca powinien zapewnić jej dostęp organom kontroli.
Książka kontroli przedsiębiorcy powinna być udostępniona organom kontroli niezwłocznie po rozpoczęciu kontroli. W przypadku, gdy książka kontroli jest prowadzona w formie elektronicznej, przedsiębiorca powinien udostępnić ją organom kontroli w formie elektronicznej.
Książka kontroli przedsiębiorcy jest dokumentem, który pełni ważną rolę w ochronie praw przedsiębiorców. Przedsiębiorca ma prawo do zapoznania się z zapisami książki kontroli oraz do złożenia zastrzeżeń do ustaleń pokontrolnych.
Obowiązek prowadzenia książki kontroli przedsiębiorcy dotyczy wszystkich przedsiębiorców, bez względu na formę prawną prowadzenia działalności gospodarczej. Obowiązek ten wynika z art. 57 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców (Dz. U. z 2023 r. poz. 221).
Księga kontroli powinna być przechowywana przez przedsiębiorcę przez okres 5 lat od dnia zakończenia kontroli.
Obligatoryjne wpisy w książce kontroli przedsiębiorcy to:
– oznaczenie organu prowadzącego kontrolę;
– oznaczenie upoważnienia do kontroli;
– zakres przedmiotowy przeprowadzonej kontroli;
– daty podjęcia i zakończenia kontroli;
– zalecenia pokontrolne oraz określenie zastosowanych środków pokontrolnych;
– uzasadnienie wszczęcia kontroli bez zawiadomienia przedsiębiorcy (wyrok WSA w Łodzi z 9 lutego 2012 r., I SA/Łd 1408/11);
– uzasadnienie wszczęcia kontroli na podstawie legitymacji służbowej;
– uzasadnienie zastosowanych wyjątków w zakresie: braku zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli; prowadzenia czynności kontrolnych pod nieobecność kontrolowanego lub osoby przez niego upoważnionej; prowadzenia kontroli równocześnie przez więcej niż jeden organ; przekroczenia czasu trwania kontroli;
– uzasadnienie przedłużenia czasu trwania kontroli;
– uzasadnienie czasu trwania przerwy w kontroli.
Ponadto w książce kontroli przedsiębiorca ma obowiązek dokonywać wpisu informującego o wykonaniu zaleceń pokontrolnych lub wpisu o ich uchyleniu przez organ kontroli lub jego organ nadrzędny albo sąd administracyjny.